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基于风险管理的成长型企业费控平台搭建

数字化技术的应用,使传统财务报销模式向智能费控模式转变。传统报销模式解决了报销中的流程管理问题,但报销流程各环节的内部控制主要依靠人工执行,由此存在的不可控性导致发票的有效性和真实性审核准确率低,同时存在取得过期发票假发票或其它不符合规定发票入账的问题,使企业存在较高的内部控制风险以及税务风险。本文基于风险管控视角,阐述了成长型企业费用管理存在的问题,并基于问题提出成长型企业费用管理的要求,以此为核心思路,对成长型企业费控平台建设提出建议。

 

 

成长型企业费用管理的瓶颈

 

成长型企业逐渐从单一组织向多组织发展,人员扩张,各分子公司的差旅报销等经济事项愈发增多,出现跨地域、跨组织、跨部门等差旅业务协作问题。同时,随着企业的发展,如果继续忽视费用的精细化管理和透明化管控,也会导致企业更多的资金流失风险。

 

流程效率障碍

原来由于报账流程是传统手工处理,报销人员无法实时在线查看报销进度,导致信息不对称现象。此外,所有的报销业务均需费用岗与出纳岗的财务人员逐笔进行手工计算、审核并付款,导致报账效率不高,员工报销到账周期长,员工满意度不高。

 

发票税务风险

传统报销模式较快速发展的成长型企业来说显得愈发吃力,同一时间出现大量的报销单据,使领导的审批效率和财务人员的审核效率出现障碍;事项的增加,导致出现发票类别增多,与报销发票有关陷阱的识别是成长型企业在报销场景处理中经常困扰财务人员的问题,对于报销,假发票的背后也透漏着些许无奈,给企业带来了税务风险,随着国家金税四期的开展,所以更多的成长型企业在费用管理中对发票进行稽核以及管控的诉求愈发明显。

 

费用虚报无法透明化

由于信息化程度不高,传统报销各环节的内部控制主要依靠人工执行,从风险控制角度看,第一,在传统报销模式下,手工签字的过程中存在人为干预性,金额及用途不透明有漏洞,存在资金流失的风险;第二,对发票验伪缺少真实性的举证,给税负风险提供了缺口;第三,从多组织集团管控角度来看,无法对下属单位进行全组织性体系化范围管理,缺少实时洞察各单位各部门每个人具体费用收支的有效渠道。

 

 

风险管理对成长型

企业费用管理的要求

 

成长型企业对于费用管理的实践更多是从无到有的过程。在此过程中,越来越多的企业通过实践引发思考,希望通过费用管理的实践对风险管理进行有效控制。所以企业在费用管理工作实践前,常以风险管理为思路展开思考。

 

从风险管理角度出发,总结对成长型企业费用管理的要求:①标准化;②一体化;③在线化;④数字化;⑤社会化,通过以上五个关键点的展开,作为成长型企业费控平台建设的主要内容参考。

 

标准化

数字化转型,标准化先行,标准化是以企业费用开支范围界定与报销标准执行监督为目的的费用行为规范管理,实现内部监督机制,提高费用事前风险管控的能力,降低费用开支,提高资金使用效率。

 

大部分企业费用报销标准包括:按照地区、职务、职级的分层,制定飞机/火车/酒店的标准、差补的标准等。成长型企业应结合国家或地方相关法规的要求与企业的实际情况,根据支出事项的性质与管理需要,梳理费用开支的范围、类别与标准,科学设置各项经费支出结构,建立支出业务的内部控制制度,规范企业费用开支管理工作程序,禁止费用报销因人“特殊化”,明确费用开支事项的属性,科学地为管理者配置费用的管理级次与相应的权限,确保能客观、准确地体现企业完成各项任务的开支情况,提高费用资金使用的效率与效果。

一体化

一体化的价值在于以发票稽核贯穿流程始终,涵盖事前申请、事中报销、事后核算归档的全流程一体化。

 

在费用报销一体化流程中,关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项。

 

其中,潜在的税务风险点包括:①发票审核不严,导致假票、废票入账,少交所得税;②将薪酬类支出当作费用处理,如出差补贴,少交个人所得税;③将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目,如将旅游费计入差旅费,少交企业所得税;④将赠送行为当做费用报销,如购礼品用于客户维护,少交增值税、个人所得税、企业所得税等。以发票智能稽核为手段,支撑对多个报销业务环节下的预算规划、支出控制、财务核算归档、数据分析等,实现对企业费用端到端的闭环管理。

在线化

在线化是将员工报销发起流程、员工订票流程、领导审批流程、财务发票稽核以及财务核算流程,通过数字化场景连通,实现流程的移动化在线。

 

不同业务事项的审批环节与审批流程线上化处理,对部门负责人、费用归口部门有关领导等预设的在线审批流程,对报销人提交的费用申请单进行移动化在线业务审批。

 

不同级别审批人员在授权范围与额度内对业务事项的合规性与合法性进行审批,不得越权审批与越级审批。财务初审可以通过线上化处理审核费用开支的内容是否合规,报销金额是否超标,审批手续是否齐全,原始凭证是否完整等,对未按规定程序审批的事项拒绝报销。

数字化

洞察费用动向是企业有效开展报销业务的重要管理保障,如不能实时洞察,则也会使企业运行报销过程中更容易发生舞弊与腐败。

 

报销流程所涉及事前申请、事中报销、事后分析的全流程数据洞察,流程中产生的数据可追踪可分析;费用预测、决策、控制、核算、分析、考核的数据应用利用得当,会帮助企业杜绝公款私用,贪污浪费,从而加强运作效能。

社会化

从传统报销的单一场景化向社会生态化场景延展,新的费用管理生态主要服务于企业对公支出和员工个人报销等高标准化场景,如银企联、商旅、采购、福利、用餐、用车等,其核心价值是提高管理的便捷程度和员工的满意度,有别于传统报销模式,社会化生态的发展主要依托于移动互联网崛起下,场景化的支付能力的实现。

 

 

成长型企业费控平台的建设

 

 

智能费控建设目标

成长型企业费控平台的建设总体目标:构建成长型企业多场景费控服务平台,通过智能费控平台实现企业费用精细化管理。加速费用报销的处理效率,简化相关流程,通过智能稽核对交易进行审计稽查,强化税务风险,消除报销人报销及财务人员审核的繁琐任务,让费控服务工作更简捷,助力企业实现卓越运营。

 

具体目标为:基于风险管理,实现报账流程规范化、原始票据合规化、档案管理电子化、数据信息共享化,即通过智能费控平台,实现全员费用对公对私报销、职工借还款、资金支付等业务线上完成通过OCR技术实现发票的查重验伪,实现单据高效传递及远程作业;通过电子会计档案服务实现会计档案的统一归档及日常管理通过与财务核算系统、内部办公系统(OA系统)、人力资源管理系统等集成,实现信息快速准确传递,资金不落地处理。最终达到成长型企业报账工作效率与效益的提升,为企业管理水平的提高以及风险管控的提升打下坚实基础。

 

智能费控流程设计思路

结合当前数字化时代背景,借助云计算、大数据、人工智能等手段,以数字化应用为依托,将企业费用管理诉求作为顶层设计,构建完整的智能费控平台。具体思路可按照企业费控不同基础视角出发,分为以下三个步骤逐步实现:

 

费控平台的建设内容

用友基于最新的大智物移云等新技术,基于社会化商业新模式,基于事项会计理论而构建的智能费控平台,帮助成长型企业搭建实时、精细、多维、可视、智能的报销体系,同时融合会计服务和财资服务产品,搭建企业从申请、交易、报销、审批、支付、核算、报告完整费用闭环。

 

01

一体化解决方案

用友YonSuite费控平台通过与社会化的服务资源的连接和整合,为企业员工提供统一月结,免开票,免报销,免支付,多供应商比价一站式商旅预定服务。降低企业成本,提高员工体验。

 

 

02

一站式商旅服务解决方案

用友YonSuite费控平台通过与社会化的服务资源的连接和整合,为企业员工提供统一月结,免开票,免报销,免支付,多供应商比价一站式商旅预定服务。降低企业成本,提高员工体验。

 

 

03

全票种识别风险、价税分离

实现电子发票、纸质发票随时随地采集、识别与解析,实时处理发票合规性检验,如下:

①发票验证真伪,查重;

②发票抬头必须和报销单位一致;

③发票的购买方纳税识别号必须和报销单位一致 ; 

④可对所有的增值税发票验证真伪及内容;

⑤发票的购买方地址、电话必须和报销单位一致。

 

04

智能技术应用

用友智能机器人帮助财务在处理报销业务时实现自动化的发票交票、收票,完整性检查,对错票、少票情况进行及时提醒。大大减少财务的报销单审批工作强度,提高财务的发票审核正确率,加快报销单审批速度,同时方便员工进行报销发票投递的状态跟踪。

 

 

05

精细化、智能化、全方位的费用管控

预算、标准、申请作为企业费用管理的核心手段,实现无计划不消费、无预算不消费,精细化管控企业不同级别员工的标准。

 

06

公有云部署,安全可靠

用友YonSuite费控平台实现公有云部署,与第三方服务提供商、商品服务提供商、银行等金融机构集成,实现企业融预订与报账于一体;与企业ERP系统无缝集成,实现企业云+端部署,优化企业报账流程,打造企业费用管控完整闭环。实现企业数据的有效脱敏,保障企业数据的安全。

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